Sinais de que a rotina depende de alguém lembrar, copiar ou repetir.
A equipe gasta parte do tempo copiando dados de um lugar para outro, preenchendo documentos ou repetindo tarefas que poderiam acontecer automaticamente.
O que é automação de processos e o que muda na rotina.
Automação de processos
Processo é a sequência de etapas que a empresa repete sempre que algo acontece. Quando chega um cadastro novo, por exemplo, alguém prepara o documento, envia para assinatura, avisa o responsável e anota tudo na planilha.
Automação de processos é fazer com que uma tarefa repetitiva aconteça sozinha, sempre do mesmo jeito. Um acontecimento dá a partida, como um formulário enviado ou uma etapa marcada como concluída, e as tarefas seguintes são feitas na ordem combinada.
Automação empresarial e tarefas automáticas são outras formas de falar da mesma ideia. Quando as etapas fazem parte da venda, como preparar o contrato depois que o cliente aceita a proposta, também se usa o nome automação comercial.
O que continua com a equipe
A automação segue regras combinadas antes com a equipe: o que dá a partida, o que acontece em seguida e quem recebe cada aviso. Decisões que pedem avaliação, como aprovar uma condição especial ou tratar um caso fora do comum, continuam com as pessoas.
Quando possível, a automação funciona por trás das ferramentas que a empresa já usa, como formulário, planilha, e-mail e CRM (o sistema que reúne os contatos e o andamento de cada atendimento). Nesses casos, a equipe continua trabalhando nas mesmas telas.
Quando uma tarefa exige interpretar um texto ou analisar informações antes do próximo passo, entra a inteligência artificial, que faz parte de outra frente da Augeum, Inteligência Artificial para Empresas. Boa parte das tarefas repetitivas funciona com regras simples, sem inteligência artificial.
Do levantamento da rotina às etapas automatizadas.
Cada empresa tem uma rotina própria, e o que entra em cada projeto é definido depois de conhecer o processo.
- Levantamento da rotina, para encontrar o que se repete e onde acontecem os erros
- Documentos gerados a partir de um cadastro, como contrato e ficha de matrícula
- Avisos e tarefas que saem sozinhos quando uma etapa termina
- Planilhas atualizadas sem digitação manual
- Envio de documentos para assinatura eletrônica, quando a empresa usa uma ferramenta de assinatura
- Situação do cadastro atualizada assim que algo acontece, como um pagamento confirmado ou um contrato assinado, quando tecnicamente possível
- Numeração automática de cada cadastro, com dados como nome e e-mail gravados sempre no mesmo formato
- Aviso automático quando uma automação falha, para o problema ser visto o quanto antes
- Promessa de horas economizadas, de redução de custo ou de rotina sem nenhum erro
- Sistemas de caixa, estoque e nota fiscal de loja, que também costumam ser chamados de automação comercial
- Automação industrial, de máquinas ou de linha de produção
- Respostas automáticas e conversas com clientes no WhatsApp, que fazem parte de Atendimento e Automação no WhatsApp
- Configuração do CRM, com etapas do atendimento, lembretes e tarefas para a equipe, que faz parte de CRM e Gestão de Leads
- Inteligência artificial dentro da automação, que faz parte de Inteligência Artificial para Empresas
Quando a informação precisa passar de um sistema para outro.
Automação e integração costumam aparecer juntas e cuidam de partes diferentes da rotina. A automação executa as etapas de um processo, como gerar um documento ou avisar o responsável. A integração faz um sistema enviar a informação para outro, para ninguém digitar de novo o que já foi registrado.
Muitas rotinas dependem das duas: o cadastro sai do formulário do site, chega ao sistema da empresa e dá a partida nas etapas seguintes. Quando isso acontece, a análise mostra o que organizar em cada frente e em que ordem.
- Contato do site ou do anúncio entrando direto no CRM
- Informações do CRM chegando à planilha ou ao sistema de gestão
- Ligação entre as ferramentas que a empresa já usa, sem precisar trocar de sistema
- Integração ou fluxo sob medida quando as ferramentas prontas não resolvem o processo
Primeiro o processo, depois a automação.
A automação entra na mesma ordem de trabalho que a Augeum usa em todo projeto. Automatizar uma rotina confusa pode fazer o mesmo erro se repetir mais rápido, por isso o processo é combinado com a equipe antes.
Para etapas que se repetem e seguem sempre a mesma ordem.
Quando uma tarefa manual se repete muitas vezes ou pequenos erros nessa rotina acabam gerando retrabalho e atraso.
- Empresa que prepara contratos, fichas ou outros documentos com dados que já estão num cadastro
- Empresa com matrícula, inscrição ou cadastro de clientes que passa sempre pelas mesmas etapas
- Equipe pequena, em que as mesmas pessoas atendem os clientes e cuidam das tarefas de escritório
- Negócio que acompanha as etapas numa planilha e depende dela atualizada para decidir o próximo passo
- Operação em que o atraso numa etapa, como o envio de um documento, segura todas as seguintes
Dentro de um produto ou sozinha.
Automação de Processos pode fazer parte do Projeto Sob Medida. O valor depende do que precisa ser feito e aparece na proposta, depois da análise.
Também pode ser contratada sozinha, quando fizer sentido: Implantação quando a rotina ainda é toda manual, Reestruturação quando já existem automações que falham ou precisam ser reorganizadas, ou Acompanhamento mensal para conferir as automações e ajustá-las quando a rotina mudar. Ver as formas de contratar →
Quer saber quais tarefas da sua empresa podem ser automatizadas?
A análise olha para a rotina que mais se repete hoje, onde ela atrasa e onde surgem os erros. Com isso, mostra se vale automatizar agora, o que automatizar primeiro ou se o processo precisa ser organizado antes.
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